Dokumenty w różnych formatach
PDF, zdjęcie z telefonu, skan — każdy klient przysyła inaczej, a ktoś musi to rozpoznać i rozłożyć do folderów.
Automatyzacje dla biur rachunkowych.
Dokumenty od klientów przychodzą mailem, jako zdjęcia i w ostatniej chwili. Porządkujemy ich obieg — od skrzynki, przez KSeF, po folder klienta — żeby księgowi zajmowali się księgowaniem.
Dla kogo
Biura obsługujące od kilkunastu do kilkuset klientów. Dokumenty przychodzą mailem, faktury z KSeF, a terminy są co miesiąc te same.
Gdzie biura tracą najwięcej czasu.
Pogoń za brakami
Przed zamknięciem miesiąca pół dnia schodzi na przypominanie klientom o dokumentach.
KSeF
Faktury z KSeF trzeba pobrać i przypisać do właściwego klienta, zanim trafią do księgowania.
Co automatyzujemy w biurach.
Czasy „przed” to typowe wartości przy ręcznej obsłudze. Dokładne liczby dla Waszego biura ustalamy na audycie.
| Proces | Przed | Po |
|---|---|---|
| Dokumenty z maila → folder klienta Gmail / Outlook → rozpoznanie klienta i typu → Google Drive | 2–4 min / dokument | W folderze klienta, z nazwą według Waszego schematu |
| Faktury z KSeF → przypisanie do klienta KSeF API → lista klientów → folder | Ręczne pobieranie i sortowanie | Codziennie rano, bez udziału człowieka |
| Przypomnienia o brakujących dokumentach Arkusz terminów → mail do klienta → eskalacja do księgowej | Kilka godzin przed terminem | Przypomnienia w ustalonych dniach, automatycznie |
| Pytania klientów o terminy i dokumenty Chatbot na bazie procedur biura | Telefony i maile w trakcie pracy | Bot odpowiada z procedur, trudne sprawy trafiają do księgowej |
Policzcie koszt obiegu dokumentów w Waszym biurze.
Kalkulator otworzy się z wartościami typowymi dla biura z ok. 600 dokumentami miesięcznie. Zmieńcie je na swoje.
Usługi, z których korzystają biura.
-
Automatyzacje procesów w n8n
Projektujemy, budujemy i uruchamiamy automatyzacje w n8n na serwerze w UE. Łączymy programy, których już używacie, a człowiekowi zostawiamy tylko decyzje.
-
Chatbot wsparcia klienta
Bot na stronę, do maila lub Messengera. Korzysta z modelu Claude od Anthropic, ale odpowiada wyłącznie na podstawie bazy wiedzy, którą mu dacie — i oddaje rozmowę człowiekowi, gdy odpowiedzi tam nie ma.
-
Bezpieczeństwo danych i RODO
Automatyzacja widzi faktury, zamówienia i maile klientów. Opisujemy dokładnie, jak budujemy architekturę wdrożenia, żeby te dane zostały pod Waszą kontrolą i zgodnie z RODO.
Wybierzcie jeden proces. Resztę policzymy razem.
30 minut rozmowy, bez prezentacji sprzedażowej. Wychodzicie z listą procesów do automatyzacji i szacunkiem oszczędności — nawet jeśli nie zdecydujecie się na współpracę.
- Odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego
- Rozmawiacie z osobą, która zbuduje automatyzację
- Stała cena i termin znane przed startem
- System i dane zostają u Was
Umów audyt
albo napiszcie: kontakt@pragmatix.pl