Łączymy narzędzia, których już używacie — pocztę, CRM, system do faktur, arkusze, sklep — w automatyczne procesy. Dane przechodzą same, a zespół zajmuje się klientami.
To tylko przykłady. Jeśli Wasz program ma API, wysyła maile albo eksportuje pliki — da się go podłączyć.
Kopiowanie danych z maila do arkusza. Wystawianie faktury na podstawie zamówienia. Odpowiadanie po raz czterdziesty na pytanie „gdzie jest moja paczka?”. Każde z tych zadań trwa kilka minut — i powtarza się setki razy w miesiącu.
Zadanie za 4 minuty, wykonywane 15 razy dziennie, to ponad 20 godzin pracy miesięcznie.
Tyle wystarczy, żeby NIP albo kwota się nie zgadzały. Każdy błąd to telefon, korekta, czasem utracony klient.
Lead z formularza wysłany o 18:00 czeka na odpowiedź do rana. Konkurencja odpisała po 5 minutach.
Automatyzacja opłaca się tam, gdzie te same dane każdego dnia przechodzą przez kilka programów. Najczęściej pracujemy z trzema typami firm.
Sklep na WooCommerce, Shoperze lub Shopify, sprzedaż na Allegro, magazyn w BaseLinkerze. Od kilkunastu do kilkuset zamówień dziennie.
Biura obsługujące od kilkunastu do kilkuset klientów. Dokumenty przychodzą mailem, faktury z KSeF, a terminy są co miesiąc te same.
Zespoły, które prowadzą wielu klientów naraz, raportują im co miesiąc i rozliczają się z czasu pracy.
Projektujemy i wdrażamy workflow, które przenoszą dane między Waszymi programami bez udziału człowieka. Człowiek dostaje tylko wyjątki do decyzji.
Chatbot na stronę lub do skrzynki, który odpowiada na podstawie Waszych dokumentów: regulaminu, cennika, FAQ, statusu zamówień. Gdy nie zna odpowiedzi — przekazuje rozmowę człowiekowi.
API zmieniają się, procesy w firmie też. Pilnujemy, żeby automatyzacje działały, i dokładamy kolejne, gdy zobaczycie efekt pierwszych.
Czasy „przed” to typowe wartości dla jednego wystąpienia zadania wykonywanego ręcznie. Dokładne liczby dla Waszej firmy ustalamy na audycie.
| Proces | Przed | Po |
|---|---|---|
| Faktury kosztowe z maila do księgowości Gmail → odczyt PDF → arkusz kosztów → folder dla biura rachunkowego | 3–5 min / faktura | 0 min, weryfikacja wyjątków |
| Zamówienie ze sklepu → faktura → mail do klienta WooCommerce → Fakturownia → e-mail z PDF | 4–6 min / zamówienie | Automatycznie, w kilka sekund |
| Lead z formularza → CRM → pierwsza odpowiedź Formularz → Pipedrive → spersonalizowany mail + zadanie dla handlowca | Odpowiedź po kilku godzinach | Odpowiedź w niecałą minutę |
| Pytania o status zamówienia Chatbot → BaseLinker → odpowiedź z numerem przesyłki | 2–3 min / zapytanie | Bot odpowiada sam, człowiek tylko w nietypowych sprawach |
| Cotygodniowy raport sprzedaży CRM + sklep → Google Sheets → podsumowanie na Slacku w poniedziałek o 8:00 | 1–2 h / tydzień | Gotowy, zanim zaczniecie dzień |
Wpiszcie własne liczby. Nic nie wysyłamy — wynik liczy się w przeglądarce.
Najgorszy chatbot to taki, który zmyśla. Nasze boty odpowiadają wyłącznie na podstawie dokumentów, które im dacie, pokazują źródło odpowiedzi i oddają rozmowę człowiekowi, gdy pytanie wykracza poza bazę wiedzy.
Dzień dobry, gdzie jest moje zamówienie #10482?
Zamówienie #10482 zostało wysłane wczoraj kurierem InPost. Numer przesyłki: 6950 1234 5678 9012.
Źródło: BaseLinker, status z 13.10, 09:12
A mogę jeszcze zmienić adres dostawy?
Tego nie zrobię samodzielnie. Przekazuję rozmowę do obsługi klienta — odpowiedź dostanie Pan dziś między 8:00 a 16:00.
Przekazano do: Katarzyna (obsługa), z historią rozmowy
Pytania bez odpowiedzi w bazie
Przykładowy panel, dane poglądowe
Rozmawiamy o tym, co zajmuje Wam najwięcej czasu. Wybieramy jeden proces z najlepszym stosunkiem zysku do kosztu.
Rozpisujemy proces krok po kroku: skąd dane, dokąd trafiają, co z wyjątkami. Dostajecie stałą cenę i termin.
Budujemy workflow, testujemy na Waszych prawdziwych danych, uruchamiamy równolegle z ręcznym procesem.
Dokumentacja, dostęp administratora i krótkie szkolenie. Potem monitoring albo pełna samodzielność — Wasz wybór.
Automatyzacja widzi faktury, zamówienia i maile klientów. Dlatego od pierwszego dnia wiecie, gdzie dane leżą, kto ma do nich dostęp i jak wszystko zatrzymać.
Tam, gdzie pracujecie dziś
Dane zostają w źródle. Automatyzacja pobiera tylko to, czego potrzebuje dany krok.
Serwer w UE, opłacany przez Was
Dostęp: Wy jako administrator. My na czas wdrożenia i utrzymania — możecie go odebrać w każdej chwili.
Tylko w krokach, które tego wymagają
Dostawca modelu nie używa danych przesyłanych przez API do trenowania modeli.
Bez licencji za użytkownika i bez rozliczania godzin. Cenę wdrożenia znacie przed startem, a o utrzymaniu decydujecie po nim.
Przed startem płacicie tylko za to, co ustalimy po audycie.
Umów audytChatbot odpowiada na pytania. Agent wykonuje zadanie: korzysta z Waszych narzędzi (poczta, CRM, system zamówień), sprawdza wynik i oddaje sprawę człowiekowi, gdy nie jest pewny. Akcje, które coś zmieniają, najpierw zatwierdza człowiek.
Nie. Łączymy to, co już macie. Jeśli program ma API, wysyła maile albo eksportuje pliki, zwykle da się go podłączyć. Na audycie sprawdzamy to konkretnie dla Waszych narzędzi.
Każdy workflow ma obsługę błędów: zatrzymuje się bezpiecznie i wysyła powiadomienie. W pakiecie utrzymania reagujemy my. Bez niego — dostajecie dokumentację i alert, a dane nie giną.
Automatyzacje stawiamy na serwerze w UE, do którego dostęp macie Wy. Podpisujemy umowę powierzenia przetwarzania danych. Przy krokach z AI ustalamy, które pola mogą trafić do modelu AI, a które nie — i zapisujemy to w dokumentacji.
Wszystko zostaje u Was: serwer jest na Waszym koncie, macie dostęp administratora i dokumentację. Usuwamy nasze dostępy, a automatyzacje działają dalej bez nas.
Liczy się powtarzalność, nie wielkość. Jeśli ktoś w firmie wykonuje to samo zadanie kilka razy dziennie, automatyzacja zwykle się opłaca — nawet przy trzech osobach w zespole.
30 minut rozmowy, bez prezentacji sprzedażowej. Wychodzicie z listą procesów do automatyzacji i szacunkiem oszczędności — nawet jeśli nie zdecydujecie się na współpracę.
albo napiszcie: kontakt@pragmatix.pl